Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter

Sie sammeln alle umlagefähigen Kosten des Abrechnungszeitraums, verteilen jede Position nach dem vereinbarten Schlüssel auf die Wohnungen, ziehen die Vorauszahlungen ab und schicken jedem Mieter seine Abrechnung binnen zwölf Monaten nach Ende des Zeitraums.

Wer muss eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Jeder Vermieter, dessen Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leisten. Über diese Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Haben Sie mit dem Mieter eine Pauschale vereinbart, entfällt die Abrechnung; dafür können Sie die Pauschale nur unter den Voraussetzungen des § 560 BGB anpassen.

Schritt 1: Den Abrechnungszeitraum festlegen

Der Zeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Üblich ist das Kalenderjahr; möglich ist auch ein anderer Zeitraum, etwa Mai bis April, wenn er zu den Abrechnungen Ihrer Versorger passt. In der Regel rechnen Sie alle Mieter eines Hauses für denselben Zeitraum ab.

Schritt 2: Rechnungen und Bescheide sammeln

Legen Sie alle Belege des Zeitraums zusammen: Grundsteuerbescheid, Wasser- und Abwasserrechnung, Müllgebühren, Versicherung, Hausmeister, Gartenpflege, Strom für Treppenhaus und Außenbeleuchtung, Heizung und Warmwasser. Ihre Mieter haben das Recht, die Belege einzusehen. Bewahren Sie sie deshalb geordnet auf.

Schritt 3: Nur umlagefähige Kosten übernehmen

Umlegen dürfen Sie nur Kosten, die in § 2 der Betriebskostenverordnung genannt sind und deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Welche Positionen im Einzelnen dazugehören, steht im Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten.

Schritt 4: Jede Position nach ihrem Schlüssel verteilen

Für jede Kostenart gilt der im Mietvertrag vereinbarte Umlageschlüssel. Fehlt eine Vereinbarung, wird nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt; Kosten, die von einer erfassten Verursachung abhängen, nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB).

Heizung und Warmwasser folgen in Gebäuden mit zentraler Heizung der Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Mehr dazu im Ratgeber Heizkostenabrechnung.

Leerstand und Mieterwechsel: Ziehen Mieter im Laufe des Jahres ein oder aus, wird zeitanteilig verteilt. Den Anteil leer stehender Wohnungen trägt der Vermieter.

Schritt 5: Vorauszahlungen abziehen

Ziehen Sie vom Anteil jedes Mieters die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).

Was muss in der Abrechnung stehen?

Eine Abrechnung muss für den Mieter verständlich und nachprüfbar sein. Dazu gehören:

1. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
2. die Angabe und, wo nötig, Erläuterung des Verteilerschlüssels,
3. die Berechnung des Anteils des Mieters,
4. der Abzug seiner Vorauszahlungen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen in den Kosten (etwa Hausmeister, Gartenpflege, Treppenhausreinigung) können Mieter in ihrer Steuererklärung geltend machen (§ 35a EStG). Viele Vermieter weisen die Arbeitskosten deshalb gesondert aus.

Schritt 6: Die Frist einhalten

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach können Sie eine Nachzahlung nur noch verlangen, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Wie Sie die Frist berechnen, zeigt der Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Von Hand, mit Excel oder mit einem Programm?

Eine einfache Abrechnung für eine Wohnung lässt sich von Hand erstellen. Mit mehreren Mietern, Mieterwechseln und Heizkosten steigt das Risiko von Rechenfehlern. Eine Tabellenkalkulation hilft, wenn die Formeln stimmen; Vor- und Nachteile vergleicht der Ratgeber Excel oder Programm. Mietfuchs übernimmt die Verteilung, zeigt zu jeder Position den Rechenweg und weist auf Fristen und fehlende Angaben hin.