Frist für die Nebenkostenabrechnung: bis wann?

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31.12.2026. Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

Das Gesetz sagt: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Entscheidend ist, wann die Abrechnung beim Mieter zugeht, nicht wann Sie sie erstellen oder abschicken.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das kann etwa der Fall sein, wenn der Grundsteuerbescheid erst nach Ablauf der Frist kommt. Dann muss der Vermieter die Nachforderung in der Regel innerhalb von drei Monaten nachholen, nachdem er davon erfahren hat (BGH VIII ZR 264/12). Die übrigen Kosten sind trotzdem fristgerecht abzurechnen.

Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen: Der Ausschluss trifft nur Forderungen des Vermieters.

Was gilt beim Auszug des Mieters?

Auch nach einem Auszug rechnen Sie zum normalen Termin für das ganze Jahr ab; eine Zwischenabrechnung zum Auszugstag schreibt das Gesetz nicht vor. Der ausgezogene Mieter bekommt seine Abrechnung für die Zeit bis zum Auszug, mit derselben Frist. Heizkosten sind bei einem Nutzerwechsel nach § 9b HeizkostenV aufzuteilen, in der Regel mit einer Zwischenablesung.

Wie lange hat der Mieter Zeit für Einwände?

Einwendungen muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Außerdem hat er das Recht, die Belege einzusehen.

Wann verjährt die Nachzahlung?

Eine fristgerecht abgerechnete Nachzahlung verjährt in drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB).

So halten Sie die Frist sicher ein

• Beginnen Sie früh: Die meisten Rechnungen liegen im ersten Quartal vor.
• Wählen Sie einen Zustellweg mit Nachweis. Im Streit muss der Vermieter den Zugang beweisen. Am sichersten ist ein Bote, der den Inhalt kennt und den Einwurf bezeugen kann; ein Einwurf-Einschreiben belegt den Einwurf, aber nicht, was im Umschlag war.
• Notieren Sie die Frist für jedes Haus. Mietfuchs zeigt sie bei jeder Abrechnung an.