Eine Nebenkostenabrechnung braucht die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Unser Muster als PDF zeigt eine vollständige Abrechnung mit Rechenweg je Position.
Muster: eine vollständige Nebenkostenabrechnung als PDF
Das Muster ist eine echte, mit Mietfuchs erstellte Abrechnung für ein erfundenes Mehrfamilienhaus. Es zeigt Anschreiben, Kostenaufstellung, Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und den Saldo.
Muster-Abrechnung als PDF herunterladen
Wie ist eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut?
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Vermieter, Mieter, Wohnung, Abrechnungszeitraum, Datum |
| Kostenaufstellung | jede Kostenart mit ihren Gesamtkosten für das ganze Haus |
| Verteilung | Schlüssel je Kostenart, Gesamtwert und Anteil der Wohnung |
| Anteil des Mieters | Betrag je Kostenart und Summe |
| Vorauszahlungen | tatsächlich geleistete Zahlungen im Zeitraum |
| Ergebnis | Nachzahlung oder Guthaben, Zahlungsweg |
| Hinweise | Heizkosten-Informationen, Belegeinsicht, neue Vorauszahlung |
Welche Angaben sind Pflicht?
Eine Abrechnung ist formell in Ordnung, wenn der Mieter sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Dafür braucht sie:
- die Gesamtkosten jeder Kostenart,
- den Verteilerschlüssel mit Gesamtwert und Anteil (etwa 68 von 420 m²),
- den daraus berechneten Anteil des Mieters,
- den Abzug der Vorauszahlungen.
Bei Heizkosten nach der Heizkostenverordnung kommen für Abrechnungszeiträume, die am oder nach dem 1. Dezember 2021 beginnen, weitere Angaben hinzu, etwa zum Brennstoffmix und zum Vergleich mit dem Vorjahr (§ 6a HeizkostenV).
Häufige Fehler in selbst gebauten Vorlagen
- Falscher Schlüssel: Ein anderer Schlüssel als im Mietvertrag vereinbart macht die Verteilung angreifbar.
- Mieterwechsel: Endet ein Mietverhältnis im Juni, trägt der Mieter nur den Anteil bis zu diesem Ende; der Rest gehört zum neuen Mieter oder, bei Leerstand, zum Vermieter.
- Soll statt Ist: Abgezogen werden die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen, nicht die vereinbarten.
- Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltung und Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung.
- Fristversäumnis: Geht die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zu, ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Vorlage oder Programm?
Eine Vorlage ist ein leeres Formular; rechnen müssen Sie selbst. Mietfuchs ist kostenlos und rechnet die Abrechnung aus Ihren Rechnungen und Zählerständen aus, mit Rechenweg je Position und Hinweisen auf fehlende Angaben. Den Vergleich mit einer Tabelle finden Sie im Ratgeber Excel oder Programm.
Häufige Fragen
Gibt es eine amtliche Vorlage für die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Es gibt kein vorgeschriebenes Formular; üblich und ratsam ist eine schriftliche Abrechnung. Sie muss für den Mieter verständlich und nachprüfbar sein und die Pflichtangaben enthalten.
Darf ich das Muster verwenden?
Ja. Das Muster zeigt Aufbau und Inhalt. Die Zahlen sind erfunden; Ihre eigene Abrechnung erstellen Sie mit Ihren Kosten und den Schlüsseln aus Ihrem Mietvertrag.
Reicht eine Vorlage aus dem Internet?
Für eine einzelne Wohnung oft ja. Bei Mieterwechsel, Leerstand oder Heizkosten nach Verbrauch muss die Vorlage diese Fälle richtig rechnen, sonst stimmt der Anteil nicht.
Quellen
- § 556 Abs. 3 BGB (Abrechnung und Frist) (öffnet in neuem Fenster)
- § 556a BGB (Abrechnungsmaßstab) (öffnet in neuem Fenster)
- § 2 BetrKV (Aufstellung der Betriebskosten) (öffnet in neuem Fenster)
- § 6a HeizkostenV (Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen) (öffnet in neuem Fenster)
Stand: 11/2026. Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.